Dokumentenmanagement für Privatnutzer im Vergleich

Die Übersicht

Stand: 12. August 2026. Preise laut Herstellerangabe; DEVONthink weist in USD aus, Steuer je nach Land. Prüf den Preis vor dem Kauf beim Anbieter selbst - in diesem Feld ändern sich Tarife häufiger als Vergleichsseiten.

Was die Programme können

Diese Tabelle listet nur, was der jeweilige Hersteller selbst dokumentiert. Wo nichts zu finden war, steht „keine Angabe“ und nicht „nein“ - eine Funktion gilt hier erst als fehlend, wenn der Anbieter sie ausschließt.

Stand: 12. August 2026. Quellen: Projektdokumentation, Herstellerseiten und die öffentliche Wissensdatenbank von fileee, im Einzelnen unten verlinkt. „Teilweise“ heißt: vorhanden, aber mit einer Einschränkung, die im Text steht.

„Einmal kaufen“ heißt nicht „einmal zahlen“

Bei beiden Kauflizenzen im Vergleich ist der Kaufpreis nicht das Ende der Rechnung, und das steht bei keinem der beiden im Preis daneben.

ecoDMS koppelt an die Lizenz einen Updatezeitraum, den du beim Kauf auf 24 oder 48 Monate festlegst. Der Hersteller schreibt dazu: „Die Lizenz bleibt zeitlich unbegrenzt nutzbar, nach Ablauf des Updatezeitraums entfällt jedoch der Herstellersupport und es gibt keine weiteren Updates.“ Deine Installation läuft also weiter, sie bekommt bloß nichts Neues mehr, auch keine Sicherheitsaktualisierungen.

Verlängern kostet im Shop 59,00 € brutto (49,58 € netto) für weitere 24 Monate. Den Betrag rechnet der Shop anhand deiner Lizenznummer und der Zahl gleichzeitiger Verbindungen neu aus; für einen Haushalt mit einer Verbindung ist das der Fall, der zutrifft. Was 48 Monate kosten, steht erst nach Eingabe der Lizenznummer da, deshalb nennen wir dafür keine Zahl.

DEVONthink macht es ähnlich, nur kürzer: Jede Lizenz enthält ein Jahr Updates. Danach läuft die gekaufte Version weiter, neue Versionen kosten wieder.

Was das über drei Jahre ausmacht

Gerechnet auf 36 Monate und einen Nutzer. Die Reihenfolge ist die nach Preis, und sie sieht anders aus als die Reihenfolge nach Monatspreis.

Eigene Überschlagsrechnung aus den oben verlinkten Herstellerpreisen, kein Angebot. Beträge auf volle Euro gerundet, DEVONthink bewusst nicht in Euro umgerechnet. Wer selbst hostet, zahlt statt Lizenzgebühren mit Hardware und Zeit - ein Mini-PC liegt bei 60 bis 150 €.

Der Abstand zwischen der günstigsten und der teuersten bezahlten Variante liegt bei ungefähr 120 € auf drei Jahre, also gut 3 € im Monat. Für die meisten Haushalte entscheidet deshalb eher, ob du administrieren willst und wo die Dokumente liegen sollen. Am Preis liegt es selten.

Wo die KI läuft, und wer das überhaupt sagt

Alle sechs Programme werben mit Automatik, und bei fast allen bleibt offen, was technisch dahintersteckt und wo es rechnet. Für Dokumente, die Kontostände, Diagnosen und Verträge enthalten, ist das die interessantere Frage als die nach der Erkennungsrate.

Paperless-ngx ist der klare Fall, weil du selbst entscheidest: Die Texterkennung macht Tesseract auf deiner Hardware, die KI-Funktionen sind standardmäßig aus, und wenn du sie einschaltest, trägst du selbst ein, welches Modell sie benutzen. Bei Docspell, ecoDMS und DEVONthink läuft die Verarbeitung auf deinem eigenen Rechner oder Server; welche Verfahren die Automatik im Einzelnen einsetzt, dokumentiert öffentlich keiner der drei im Detail.

Bei den beiden gehosteten Diensten verlassen die Dokumente das Haus, deshalb zählt hier, was der Anbieter offenlegt. fileee beschreibt auf seiner Sicherheitsseite Serverstandort und Verschlüsselung genau: Das Hosting läuft über die Muttergesellschaft ThinkOwl Europe GmbH auf Servern von Oracle Deutschland (OCI) in Frankfurt am Main, ThinkOwl Europe ist nach ISO 27001 zertifiziert. Welche KI dort arbeitet, steht nirgends. Weder die Seite „Künstliche Intelligenz“ noch die Sicherheitsseite noch die Datenschutzerklärung nennen ein Modell oder einen Dienstleister.

Was die Automatik tut, beschreibt fileee in seiner Wissensdatenbank dagegen ziemlich genau. Nach dem Import läuft die Texterkennung, dann ordnet die Analyse das Dokument einem von 14 festen Typen zu und holt die dazu passenden Felder heraus, bei einer Rechnung also Betrag, Rechnungsnummer und IBAN. Eigene Typen sind ausgeschlossen. Die Texterkennung läuft ausschließlich auf dem Server, und genau damit begründet der Anbieter, dass das Hosting in Deutschland bleiben muss. Optimiert ist die Analyse auf Deutsch und Englisch.

Einen Assistenten, dem du Fragen zu deinen Dokumenten stellst, beschreiben die 165 Artikel dieser Wissensdatenbank nirgends. Das heißt nicht, dass es ihn nicht gibt. Es heißt, dass wir ihn nicht belegen können, weshalb in der Tabelle oben „keine Angabe“ steht.

Ein Tausch aus derselben Wissensdatenbank gehört dazu, weil er die eigenen Dokumente betrifft: Liegt die Analyse daneben, kannst du das Dokument bei fileee einreichen und bekommst dafür einen zusätzlichen Upload in diesem Monat. Mitarbeitende sehen es sich an, und es bleibt anschließend dauerhaft im Trainingsdatensatz. Das geschieht nur, wenn du je Dokument zustimmst, und fileee erklärt es in einem eigenen Artikel. Wer den Handel kennt, kann ihn eingehen.

PaperHero gibt an, die KI-Infrastruktur ausschließlich in der EU zu betreiben, und stellt im Big-Tarif für 26,99 € im Monat lokal betriebene Modelle bereit, damit Dokumente für die KI-Verarbeitung den Server nicht verlassen. Das ist eine Herstellerangabe wie jede andere auf dieser Seite, und sie stammt vom Betreiber dieser Seite: nachprüfen, nicht glauben.

Die Kandidaten einzeln

Unter „Grenzen“ steht, was der Hersteller beziehungsweise das Projekt in der eigenen Dokumentation ausschließt. Jede Zeile lässt sich in der Anleitung, im Repository oder in der Wissensdatenbank des jeweiligen Anbieters nachlesen. Testeindrücke von uns stehen dort keine.

Was wirklich kostenlos ist

Vier Optionen kosten dauerhaft nichts, und sie kosten Unterschiedliches an anderer Stelle. Paperless-ngx und Docspell sind quelloffen (GPL-3.0 beziehungsweise AGPL-3.0), und daran ändert sich nichts, weil niemand eine Lizenz zurücknehmen kann. Bezahlt wird in Hardware und Zeit. Die dritte Option ist gar keine Software: eine saubere Ordnerstruktur mit der Suche, die dein Betriebssystem ohnehin mitbringt.

Die vierte ist der Free-Tarif von fileee, und er ist der einzige dauerhaft kostenlose Tarif eines kommerziellen Anbieters hier. Die Grenze liegt bei 10 Dokumenten im Monat. Das klingt wenig und reicht für einen Haushalt, bei dem im Jahr rund hundert Briefe anfallen, ziemlich genau aus. Für den Anfang kommen 50 Startdokumente dazu, die nur in den ersten 30 Tagen gelten. Damit ist der Stapel aus dem Keller gemeint, der einmal weg muss.

Zwei Dinge dazu stehen in der Wissensdatenbank statt auf der Preisseite. Erstens misst fileee Dokumente und nicht Speicherplatz, im Free-Tarif bei höchstens 15 MB und 50 Seiten je Dokument. Zweitens lassen sich zusätzliche Dokumente für 0,10 € nachkaufen, allerdings erst ab dem Tarif Smart für 9,99 €. Wer im Free- oder Basic-Tarif in einem Monat mehr Post bekommt als gedacht, wartet also auf den Ersten oder wechselt den Tarif.

Bei Docspell lohnt ein Blick aufs Datum, bevor du dich festlegst: Das letzte stabile Release ist v0.43.0 vom 15. März 2025. Entwickelt wird weiter, es gibt Nightly-Builds und laufend Commits, aber die jüngsten sind überwiegend Abhängigkeits-Updates. Tot ist das Projekt damit nicht, auf Augenhöhe mit Paperless-ngx allerdings auch nicht.

Bei ecoDMS ist die Lage weniger eindeutig, als viele Vergleichsseiten behaupten. Der Hersteller beschreibt eine Testphase von 30 Tagen, nach deren Ablauf Funktionen eingeschränkt werden und die gewerbliche Nutzung entfällt. Ältere Quellen nennen dafür den Namen „Free4Three“ und sprechen von einer dauerhaft kostenlosen Version für bis zu drei Nutzer; die aktuellen Preisseiten führen diesen Namen nicht mehr. Weil sich das aus den öffentlichen Angaben nicht sauber klären lässt, steht hier keine Behauptung in die eine oder andere Richtung. Wer darauf bauen will, fragt vorher bei ecoDMS nach.

Wie du entscheidest

Zwei Fragen führen fast immer zum Ziel, und zwar in dieser Reihenfolge:

1. Dürfen die Dokumente das Haus verlassen? Nein heißt Paperless-ngx, ecoDMS oder DEVONthink. Ja öffnet zusätzlich die Abo-Angebote.
2. Willst du Administrator sein? Nein streicht Paperless-ngx. Ja macht es zur günstigsten ernsthaften Option, die es gibt.

Wer bei beiden Fragen zögert, sollte erst gar keine Software kaufen. Ein Monat mit einer geordneten Ablage zeigt zuverlässiger als jede Tabelle, ob überhaupt ein Problem da ist, das Software lösen müsste. Das steht ausführlich im Überblick zum Dokumentenmanagement.