Wie wir vergleichen

Woher die Angaben stammen

Preise, Versionsnummern und Systemvoraussetzungen holen wir von der Seite des Herstellers oder aus der Projektdokumentation, nie aus Vergleichsportalen. Der Grund ist praktisch: Bei der Recherche zu dieser Seite behauptete ein bekanntes Portal, ecoDMS habe seinen kostenlosen Tarif gestrichen. Auf den Seiten des Herstellers ließ sich das so nicht bestätigen. Zweitquellen altern schneller, als sie ihr Datum ändern.

Jede Angabe in einer Tabelle trägt deshalb zwei Dinge:

• ein Stand-Datum, an dem wir sie zuletzt geprüft haben,
• einen Link auf die Quelle, damit du sie nachschlagen kannst.

Die Kriterien

Wir vergleichen entlang von fünf Achsen. Sie sind so gewählt, dass sie für einen Privathaushalt einen Unterschied machen, und nicht danach, was sich gut in eine Tabelle schreiben lässt.

1. Was es kostet, über drei Jahre gerechnet. Ein Abo für 6 € im Monat kostet mehr als eine Lizenz für 89 €, sobald das zweite Jahr läuft. Bei selbst gehosteter Software zählen Hardware und Strom mit.
2. Wo die Dokumente liegen. Auf eigener Hardware, auf dem eigenen Rechner oder bei einem Anbieter. Falls beim Anbieter: in welchem Land, und ob KI-Funktionen Inhalte an Dritte weitergeben.
3. Wie Dokumente hineinkommen. Überwachter Ordner, E-Mail-Weiterleitung, Handykamera, Scanner-Anbindung. Das entscheidet im Alltag mehr über den Nutzen als jede Automatik dahinter.
4. Wie sie wieder herauskommen. Der Export ist das wichtigste Kriterium und das am seltensten geprüfte. Gut ist: normale PDF-Dateien, lesbare Namen, Schlagworte in einem offenen Format daneben.
5. Was passiert, wenn du zwei Jahre nichts tust. Läuft die Lizenz weiter, sind die Daten noch da, kommst du ohne Zahlung wenigstens an einen Export?

Wann wir „nein“ schreiben und wann nicht

Das klingt kleinlich und ist der Punkt, an dem die meisten Vergleiche kippen. Ein Beispiel aus dieser Recherche: In vielen Übersichten steht, Paperless-ngx könne keinen Chat über die eigenen Dokumente. Die Projektdokumentation beschreibt genau das inzwischen als Funktion, standardmäßig abgeschaltet. Wer die alte Aussage abschreibt, verbreitet einen Fehler, der einem Wettbewerber schadet.

Bewertungen und Rangfolgen

Wir rufen keinen Testsieger aus, solange wir ein Produkt nicht über mehrere Wochen mit echtem Haushaltspapier betrieben haben: Thermopapier, Faxe, Briefe mit Stempel quer über dem Text. Bis dahin ordnen wir ein, für wen eine Bauart taugt, und lassen die Wertung weg.

Wenn Tests laufen, messen wir an denselben 100 Dokumenten aus einem echten Haushalt, und die Erkennungsquote wird als Zahl ausgewiesen, nicht als Sternchen.

Korrekturen

Fehler bleiben nicht stillschweigend stehen. Wenn wir etwas korrigieren, das die Aussage eines Artikels verändert, steht der Hinweis am Artikel und mit Datum in der Redaktion. Hersteller, die eine Angabe für falsch halten, erreichen uns über die Kontaktseite; wir prüfen das und ändern es, wenn sie recht haben.

Wer diese Seite betreibt und welcher Interessenkonflikt dabei besteht, steht in der Transparenzerklärung.